Los Sistemas de Gestion Documental estan encontrando cada vez mayor necesidad e importancia dentro de las empresas; Veamos el ¿Porqué?. Los llamaremos SGD (sistemas de gestion documental) en adelante y comentaremos algunos de los conceptos al respecto.
Primeramente, la gestión documental consiste en controlar de un modo eficiente y sistemático la creación, la recepción, el mantenimiento, la utilización y la disposición de los documentos. (ISO 15489-1: 2001) Existe al respecto un estándard de las mejores practicas y formas recomendadas de llevar adelante este control.
¿En que momento se identifica la necesidad de un sistema de gestion documental?
Se está convirtiendo en una pieza cada vez más importante para las empresas. La cantidad de información generada por las compañías actuales crece de forma exponencial, la perdida de informes o datos antiguos, que no eran requeridos y de repente nos están solicitando, la duplicacion de informacion al interior de una empresa, perdiendo eficiencia el uso de almacenamiento en equipos y dispositivos de almacenamiento en general, acceso no autorizado a informacion almacenada, entre muchas de las principales causas.
Cuando la informacion te empieza a comer vivo, es cuando la implementacion de un SGD se convierte en un hito a alcanzar, dentro del plan estrategido de TI en la empresa.
¿Qué es la gestión documental?
Se define la gestión documental como el conjunto de procesos para administrar documentos y archivos dentro de una organización apoyados en un grupo de normas técnicas y prácticas.
Recuperar cómodamente la información contenida en los documentos, modificarla si es necesario y archivarla el tiempo que sea necesario. Es así que, usando criterios básicos de economía y racionalización, es facil determinar cuáles se pueden eliminar para ahorrar espacio por criterios de utilidad, jerarquia, importancia entre otros.
¿Quiénes utilizan la gestión documental?
La gestión documental es un concepto aplicable a prácticamente cualquier sector, es de mucha utilidad en varias areas, siendo especialmente recomendable para aquellos que hacen indispensable el trabajo con una gran cantidad de documentos digitales y en papel.
Cualquier empresa de mediano tamaño puede necesitar aplicar procesos o implantar soluciones de gestión documental, fundamentalmente, porque dentro de su rutina diaria, deberá operar con gran cantidad de documentos, por dar unos ejemplos: nóminas de los empleados, solicitudes, requerimientos, etc.
Algunas empresas se benefician mas que otras, como es el caso, por ejemplo, de las administraciones públicas, las gestorías administrativas, los despachos de abogados, las agencias de traducción y en general aquellas organizaciones que basan su trabajo diario en gestionar documentos. Lo mismo sucede con las bibliotecas, los archivos o los museos.
Definición de sistema de gestión documental
Un sistema de gestión documental es un sistema de procesos diseñado para efectuar el seguimiento, almacenamiento, administración y control del flujo de documentos y archivos.
Si el sistema se apoya en herramientas informáticas que colaboran a la digitalización de documentos, se gana en eficacia y rentabilidad al permitir una disminución en el uso y almacenamiento de papel.
Con el empleo de un software de gestión documental, facilita el acceso y edición de la documentación con tecnologías tan habituales como son el cloud computing y almacenamiento en la nube. El riesgo de pérdida, gracias a los sistemas de seguridad asociados, desaparece casi por completo. Estas herramientas también se conocen como Gestores de Contenido Empresarial (Enterprise Content Management en Inglés)
Los objetivos de un SGD son los siguientes:
- Coordinar
y controlar las actividades específicas que afecten a la creación, la
recepción, la ubicación, el acceso y la preservación de los documentos.
- Custodiar y recuperar la documentación que se genera de un modo eficaz.
- Garantizar el buen funcionamiento de la organización y el cumplimiento de la legislación vigente.
Fuente imagen :tic.portal
La
informacion en archivos ofrece apoyo interno en la toma de decisiones
para el trabajo diario y debe asegurar una preservación adecuada del
patrimonio histórico y documental de la organización. Asimismo, tiene un
importante papel en la calidad y la imagen de la organización, por los
siguientes motivos:
- Se evita la pérdida de la documentación, ya que todos los documentos están integrados e identificados en un único sistema.
- Previene la pérdida de tiempo en la recuperación de la documentación.
- Mejora
el control de accesos y de seguridad de la información de los
documentos, e impide que terceras personas accedan a los contenidos.
- Establece un ciclo de vida de la documentación y posibilita su destrucción de un modo seguro y certificado.
- Establece la colaboración entre los diferentes órganos de la institución para una óptima gestión del SGD.
Software de gestión documental
Hoy en día no se puede entender la implementación de un sistema de gestión documental sin el uso de programas informáticos que faciliten esa labor.
Un software de gestión documental o gestor documental es de gran utilidad por muchas razones, en primer lugar, hay que decir que propicia que organismos puedan llevar a cabo sus tareas de modo más sencillo, rápido y económico ya que sus empleados pueden acceder, de forma instantánea, a todos los archivos que necesitan para desarrollar su actividad.
Los programas de gestión documental posibilitan un uso más racional de los recursos de la compañía. De hecho, reduce al mínimo las situaciones en las que los documentos archivados se duplican o se efectúan fotocopias innecesarias. Asimismo, se ha demostrado que tiene un fuerte impacto sobre la productividad en términos generales.
Por otra parte, tal vez la característica más potente de un Software de Gestión Documental es la indexación de documentos, seguida del almacenamiento de metadatos y el control de flujos de trabajo documentales.
Digitalización de documentos. Escaneado de documentos.
El primer paso para la implantación de un sistema de gestión documental es la digitalización de los archivos en papel o en cualquier otro formato físico. Esto se lleva a cabo, fundamentalmente, mediante un escáner, que es la herramienta encargada de crear la copia digital que, posteriormente, será almacenada en una localización central. Se trata de un proceso largo, costoso y, tedioso, pero que resulta indispensable para aprovechar al máximo los recursos.
Almacenamiento de documentos, metadatos y firma electrónica. Almacenamiento en la nube y envío de archivos grandes.
El almacenamiento de los datos se lleva a cabo en un sistema conocido como de localización central que será al que recurrirán los empleados o gestores de la organización cada vez que necesiten recuperar un documento. Hasta hace no demasiado tiempo, esto se realizaba mediante discos duros de gran volumen.
Hoy en día la opción más recomendable es la del almacenamiento en la nube.
Los documentos se almacenan en dicha localización central acompañados de una serie de metadatos y de una firma electrónica que garantiza su autoría, autenticidad y veracidad, elementos que resultan indispensables para cualquier empresa.
Por su parte, la nube y las conexiones de banda ancha posibilitan que documentos de gran tamaño sean enviados en pocos minutos.
Acceso y gestión de los documentos, compartir documentos
Enviar un documento, por muy grande que sea, es un proceso relativamente rápido cuando se usan estos sistemas de almacenamiento en la nube. Sin embargo, cuando se trata de abrir y compartir documentos entre usuarios que tienen acceso al sistema, el proceso es todavía más ágil. Y es que, en la mayoría de los casos, ni siquiera hace falta realizar ese envío. Basta con colocar el archivo en una carpeta compartida para poder trabajar con el instantáneamente e, incluso, de forma simultánea.
Acceso en la nube
Lo habitual es permitir el acceso restringido mediante un mecanismo de usuario y contraseña, al cual se pueden añadir otras medidas de seguridad suplementarias.
Una vez dentro, cualquier empleado puede acceder a todos los documentos salvo a aquellos que, por su carácter confidencial, hayan sido restringidos a solo unos cuantos.
Seguridad del sistema
La gestión documental soluciona el problema del almacenamiento físico como es la pérdida por deterioro del formato físico. gracias a estos sistemas, la eliminación de los archivos es prácticamente imposible incluso aunque, hay casos de un ataque informático que elimine la información. Esto se debe, fundamentalmente, a que disponen de mecanismos que crean copias de seguridad capaces de restaurar los datos sin problemas en cualquier momento.
Integración de equipos de trabajo, uso de flujos de trabajo workflows. Control de versiones de documentos.
Los sistemas de gestión documental, gracias al almacenamiento en la nube al que ya hemos hecho referencia, han hecho que las memorias USB caigan en el olvido y sea posible trabajar en equipo, ya sea dentro de una misma organización o entre varias diferentes, sin ninguna barrera. Por ejemplo, es frecuente que se creen grupos de acceso limitado entre empleados, proveedores y determinados clientes para agilizar los flujos de trabajo.
Un número ilimitado de personas pueden trabajar y modificar un mismo documento almacenado en la localización central de forma simultánea. Esto se conoce con el término de colaboración documental y, en muchas empresas que operan asiduamente con bases de datos y hojas de cálculo de gran tamaño, es una herramienta básica e indispensable.
¿Cómo elegir un sistema de gestión documental?
La oferta de sistemas de gestión documental es realmente amplia. Ante tal diversidad precios, características, fabricantes y modelos, decantarse por un sistema no es tarea fácil. La Guía de Gestión Documental analiza los diferentes sistemas en el mercado según el sector al que se dirigen para ayudar a las empresas en sus procesos de selección.
Puede probar varios software de gestion documental:
Alfresco
Google Apps for Work
Microsoft Office 365
Microsoft SharePoint Online
Microsoft SharePoint 2016
OpenText Content Suite Documentum
Sistema de Gestion documentan openKM
